Ay içerisinde firmaya ait aylık masraf fişleri ve dokümanlarının kontrol edilerek ödeme durumlarının doğrulanması, finansal takip açısından düzenli emek isteyen bir süreçtir. Bu kontrolün manuel yürütülmesi, ödemesi eksik kalan masrafların gözden kaçmasına ve gecikmeli müdahalelere yol açabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), aylık masraf verilerini otomatik olarak tarayarak kontrol sürecini ve gerektiğinde banka temin talebini otomatik yönetir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Aylık masraf fişleri ve dokümanlarına ait verileri otomatik olarak çeker.
• Her masraf kaydı için ödeme durumunu kontrol eder.
• Ödeme yapıldığı doğrulanan kayıtları "işlem tamamlandı" olarak işaretleyerek bilgi paylaşımı yapar.
• Ödeme yapılmadığı tespit edilen kayıtlar için bankalardan temin amacıyla otomatik mail gönderimi başlatır.
• Aynı zamanda ilgili firma yetkilisine bildirim ve onay talebi ileterek durumu raporlar.
• Yetkiliye gönderilen bildirimde hangi masrafın ödenmediği ve hangi bankadan temin talebinde bulunulduğu net şekilde belirtilir.
• Tüm masraf kontrol ve temin talebi sonuçlarını izlenebilir şekilde kayıt altına alır.

Bu sayede finans ekibi, her masraf kalemini elle kontrol edip banka ile yazışmak yerine yalnızca robotun işaretlediği ödenmemiş kayıtlarla ilgilenir. Ödeme takibi ve banka temin süreci kesintisiz şekilde ilerler.

Sonuç olarak bu robot, masraf kontrolünü otomatikleştirerek ödeme takibinde hız, doğruluk ve tam izlenebilirlik sağlar.